Berbagi pengetahuan dan pengalaman IX ( teknologi II )

Bandung, 12 Pebruari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman IX  ( teknologi II )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-67 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai audit teknologi, jika ingin PT Pos Indonesia kedepan beroperasi dengan dukungan teknologi yang efektif dan efisien (cost effective/cost efficien) dalam rangka transformasi perusahaan.

                Yang saya maksud beroperasi dengan dukungan teknologi disini adalah dukungan teknologi sarana yang tepat guna bukan yang canggih untuk setiap mata rantai proses C-P-T-D.

                Sejak tahun 1980 sampai dengan saat ini sarana yang dipergunakan pada jaringan pos maupun pada setiap tahapan proses boleh dikatakan tidak berubah bentuk dan jenisnya sehingga tidak terjadi modernisasi pada sarana penunjang proses operasi pos, kecuali pada era Dirutpos IR. Marsoedi yaitu diperkenalkan teknologi mesin sortir outgoing berikut perangkat over head conveyer/OHC maupun conveyer belt.

Berikut ini saya akan menguraikan sarana utama yang perlu dihapus, diganti dan diperbaharuhi pada mata rantai operasi C-P-T-D baik formulir, barang pemakaian dan barang inventaris sebagai berikut:

Pengumpulan (collecting)

1. Saran kedepan untuk formulir/model yang dipakai berupa resi yang lama dihapus, diganti dengan resi terpadu rangkap 2, asli untuk sipengirim yang sudah divalidasi dengan nomor barcode, tanggal dan waktu yang rinci, jenis layanan, besar uang tarif, tanda tangan sipengirim dan petugas loket sebagai validasi penulisan nama dan alamat sipengirim dan sipenerima yang lengkap dan jelas. Tembusan untuk pertinggal kantor asal. Pada kiriman di beri carik bernomor dan barcode.
2. Saran kedepan untuk barang inventaris yang ada tetap dipakai dengan catatan seperangkat computer yang dipakai moniter ada diloket, sedangkan CPUnya tersentralisir. Perangkat baru berupa nampan untuk penyimpanan kiriman dokumen maupun kiriman barang yang sudah tersusun sehadap (curling, facing, cancelling/CFC), berikut tempat kedudukan nampan harus dimulai diperkenalkan.

Pengolahan (processing)

1. Saran kedepan untuk formulir/model yang dipakai saat ini berupa advis hardcopy tidak dibuat lagi, sebagai penggantinya adalah transfer data advis ke kantor tujuan
2. Saran kedepan untuk barang inventaris yang dipakai saat ini berupa rak sortir tetap sama cuma jumlah lubang sortirnya harus berbasis kebijakan pola tutupan langsung maupun tidak langsung yang ditetapkan untuk kiriman outgoing. Untuk incoming jumlah lubang sortirnya harus berbasis kebijakan pola antaran yaitu sortir kecamatan dan kelurahan. Khusus untuk pola tutupan berupa kantongpos diganti dengan nampan suratpos dan nampan paketpos. Seal yang ada sekarang berupa plastic tetap dipertahankan dan diperbaiki kualitasnya.

Pengangkutan (transporting)

1. Saran kedepan untuk formulir/model yang dipakai saat ini berupa R6 hardcopy tidak dibuat lagi, sebagai penggantinya adalah transfer data R6 ke kantor tujuan
2. Saran kedepan untuk barang inventaris yang dipakai saat ini berupa kantongpos untuk angkutan darat diganti dengan nampan suratpos dan nampan paketps berikut troli yang merupakan barang inventaris setiap kenderaan angkutan darat yang terstandar.

Pengantaran (delivering)

1. Saran kedepan untuk formulir/model yang dipakai untuk penyerahan berupa resi diganti dengan formulir/model daftar penyerahan sebagai pengganti resi.
2. Saran kedepan untuk barang inventaris yang dipakai saat ini yaitu rak sortir pengantar, rak sortir jalan antar, 2 balok untuk sortir titik antar harus diganti dengan rak sortir vertikal.

Hal hal lain yang perlu diperhatikan

1. Saran dan masukan ini dapat dilaksanakan apabila saran dan masukan tulisan ke-66 tanggal 29 januari 2012 dan tulisan ke-67 tanggal 5 pebruari 2012 dilaksanakan baik secara bersamaan (parallel) maupun secara berturut turut sesuai konsep
2. Hal lain yang krusial yang perlu di tata ulang berbasis Peraturan Dinas VI adalah tata cara permintaan berbasis Per-8 maupun Per-28 untuk formulir/model, barang pemakaian dan barang inventaris dalam rangka kelancaran pelaksanaan operasi, pengaturan pengadaan dalam rangka pengaturan cash flow keuangan perusahaan, dan memenuhi kekurangan sarana yang masih terjadi sampai saat ini.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000