Berbagi pengetahuan dan pengalaman X ( internal control I)

Bandung, 19 Pebruari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman X  ( internal control I)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-69 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai internal control, jika ingin PT Pos Indonesia kedepan beroperasi dengan dukungan internal control yang efektif dan efisien (cost effective/cost efficien) dalam rangka transformasi perusahaan.

                Yang saya maksud beroperasi dengan dukungan internal control disini adalah dukungan kebijakan dan aturan yang tepat guna untuk setiap mata rantai proses C-P-T-D dalam rangka menjaga kualitas (operation excellent), menjaga biaya operasi yang efektif/efisien (cost effective/efficien) dan memperkecil peluang terjadi kebocoran (fraud) untuk kiriman individu maupun kiriman korporat.

                Khusus untuk tulisan kali ini saya akan sharing internal control dalam memperkecil peluang terjadi kebocoran (fraud) untuk kiriman individu.

Untuk menyusun sistem internal control operasi maka kita harus tahu dulu sebagai berikut:

1. Sistem pelunasan tarif yang diterapkan

a.       Pelunasan berbasis penempelan perangko

b.      Pelunasan berbasis pembayaran tunai

2. Sistem penetapan tarif yang ditetapkan

a.       Penetapan berbasis berat

b.      Penetapan berbasis volume matrix

Sistem pelunasan tarif yang diterapkan

1. Pelunasan berbasis penempelan perangko untuk suratpos, baik tak terbukukan (surat biasa) maupun yang terbukukan (surat tercatat/terdaftar berperangko) oleh si pengirim.
2. Pada proses C untuk kiriman terbukukan waskat (pengawasan melekat) dilakukan pada saat kirimanpos di terima di loket oleh petugas loket. Untuk kiriman tak terbukukan waskat di lakukan pada saat CFC (curling, facing, cancelling) di meja tuang oleh petugas angkat bissurat. Pola waskat yaitu sensus untuk semua kiriman suratpos yang diterima.
3. Pelunasan berbasis pembayaran tunai hanya ada pada kiriman suratpos terbukukan (surat tercatat/terdaftar, poskilat khusus, dan paketpos). Pada proses C untuk kiriman terbukukan waskat dilakukan pada saat kirimanpos di terima di loket oleh petugas loket. Pola waskat yaitu sensus untuk semua kiriman suratpos yang diterima.
4. Untuk pengawas/supervisor loket, waskat dilakukan secara sampling dan pada akhir dinas dilakukan pencocokan antara pertinggal resi, neraca dan buku serah terima uang kepada bendahara uang untuk seluruh penerimaan hari itu.
5. Untuk proses P1-P4-D semua suratpos yang diterima untuk diproses dilakukan waskat dengan pola sampling terutama kiriman yang berukuran besar dan berat oleh petugas pelaksana.
6. Tugas ini diuraikan pada instruksi kerja petugas pelaksana C-P1-P4-D pada sub-penerimaan kiriman (IK loket: persiapan dinas - penerimaan kiriman - pengolahan kiriman - penyerahan kiriman - penutupan dinas), sedangkan pada instruksi kerja supervisor C-P1-P4-D pada sub-pengawasan (control)
7. Buku tarif harus tersedia di semua mata rantai proses C-P1-P4-D

Sistem penetapan tarif yang ditetapkan

1. Untuk sistem penetapan berbasis berat maka sarana timbangan elektronik untuk suratpos dan timbangan kasar untuk paketpos harus ada pada setiap mata rantai C-P1-P4-D untuk pendukung waskat.
2. Untuk sistem penetapan berbasis volume matrix maka sarana meteran harus ada pada setiap mata rantai C-P1-P4-D pendukung waskat.

Penyimpangan dan penyelewengan

1. Untuk sistem pelunasan berbasis penempelan perangko apabila kurang di perangkoi maka kiriman tetap di teruskan ke sialamat/sipenerima dengan denda 2 x kekurangan perangko yang ditagih dari sialamat/sipenerima dengan cara pelunasan memakai perangko pungut. Kepada pegawai yang lalai di kenakan hukuman disiplin. Sistem ini paling aman dan fraud tidak akan terjadi karena ada perangko yang tertempel yang memudahkan pengawasan sepanjang mata rantai C-P1-P4-D dan ada pemisahan antara yang terima kiriman dengan uang pelunasan.
2. Untuk sistem pelunasan berbasis pembayaran tunai ini paling rawan dan fraud terjadi sangat tergantung pada saat waskat proses C oleh supervisor/manager dalam melaksanakan fungsi control karena yang menerima kiriman maupun yang terima uang pelunasan disatu tangan.
3. Untuk penempelan perangko kekurangan beban sipengirim, sedangkan pembayaran tunai kekurangan beban petugas loket.

 Kondisi saat ini

1. Untuk kebijakan (policy) internal control yang melekat pada sistem operasi menurut saya besarannya dituangkan dalam bentuk Keputusan Direksi ( KD ), sedangkan aturan rinciannya dituang dalam bentuk Surat Edaran ( SE ), aturan implementasi pada Instruksi Kerja ( IK ). Cek kembali apakah yang ada saat ini, perlu di tata ulang dengan pola, yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat di sempurnakan, yang tidak tepat di hapuskan, yang belum ada di tambahkan.
2. Untuk sarana buku tarif manual maupun elektronik,timbangn dan meteran apabila belum ada di lengkapi di seluruh mata rantai C-P1-P4-D di setiap kantorpos melalui audit sarana operasi.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000