Implementasi proyek UPU/QSF berupa modernisasi sarana kerja antaran V-Sort (sarana)

Bandung, 4 Desember 2011

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Implementasi proyek UPU/QSF berupa modernisasi sarana kerja antaran V-Sort (sarana)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-59 ini saya angkat kembali masalah proyek UPU/QSF berupa modernisasi sarana kerja antaran V-Sort yang sedang di implementasikan di 5 MPC masing masing 1 DC.

                Dari pengamatan saya sebagai orang luar (pensiunan Pos) dan sebagai orang yang mengajukan proposal ini ke-UPU waktu masih aktif 2,5 tahun yang lalu maka ada kewajiban moral saya untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman agar proyek ini berhasil di implementasikan dengan baik.

                Proyek ini menurut saya sangat strategis karena akan menyempurnakan sub sistem antaran/delivering menjadi lebih efektif dan lebih efisien di banding sub sistem antaran yang berlaku saat ini dari sisi waktu, kapasitas dan biaya di bandingkan dengan volume.

Pelaksanaan proyek

                Pelaksanaan proyek diawali dengan pelatihan instalasi sarana dan penerapan sistem antaran pada sarana, oleh 2 orang instruktur dari New Zealand pada akhir bulan September 2011.

                Implimentasi di 5 MPC/DC dilaksanakan pada awal bulan Oktober 2011 dan sampai dengan sekarang masih berjalan.

                Mengingat pelatihan dibawakan dalam bahasa asing, essensi dari pelatihan instalasi dan penerapan sistem antaran mungkin pemahamannya tertangkap berbeda beda dari masing masing peserta maka pada implementasinya dilapangan menimbulkan permasalahan yang seharusnya tidak terjadi sebagai berikut:

1.       Instalasi sarana V-SORT ( terdiri dari 13 komponen/part ) tidak menurut standar pemesanan dari pabrik, akibatnya 90 set V-SORT tidak dapat di pasang utuh. Hal ini disebabkan karena pemasangan sarana di modifikasi sesuai keinginan oleh masing masing pelaksana/Ka. DC

2.       Penerapan sistem antaran ( titik dan jalan antar pada label alamat ) dengan software stripemaker melalui diskusi kelompok belum menemukan formula yang paling tepat akibatnya jumlah V-SORT yang di alokasikan kurang menurut pelaksana/Ka. DC.

3.       Seharusnya terjadi perubahan sub sistem antaran yaitu sortir kasar dan halus yang di terapkan sekarang yang beragam [contoh di Bandung sortir ( kelompokpengantar-perpengantar-jalan-nomor rumah/kantor ) dengan 4 kali menjadi ( jalan/sortir kasar-nomor rumah/kantor/sortir halus ) dengan 1 kali proses.

4.       Dengan di terapkan sarana baru ini, maka semua sarana lama seharusnya di singkirkan dan tidak dipakai lagi. Budaya 5 R harus segera diterapkan agar perubahan terjadi secara komprehensif. Hal ini belum terjadi

5.       Dukungan kebijakan sistem antaran, kebijakan teknologi pendukung/I-POS, dukungan sarana, dukungan property, dukungan SDM baik di tingkat kantor divisi regional, di tingkat kantor pusat belum terrealisir walaupun surat permintaan dukungan sudah di kirimkan, mungkin di mata pengambil keputusan pemahaman bahwa proyek ini punya nilai strategis dan solusi masa depan untuk membenahi manajemen antaran belum tertangkap dengan tepat sehingga proyek ini tidak masuk skala prioritas untuk didukung dalam waktu dekat oleh masing masing pemegang anggaran dan kebijakan.

6.       Point terakhir yang saya uraikan ini  menurut saya merupakan salah satu penyebab gagalnya proyek selama ini pada saat implementasi di lingkungan PT Pos Indonesia. Solusinya adalah rencana komunikasi dan frekwensi komunikasi ke pelaksana proyek ( manajemen dan para pelaksana di lapangan ) dan pendukung proyek baik di tingkat kantor divisi regional maupun kantor pusat harus intensif dilakukan agar pemahaman bahwa proyek ini punya nilai strategis dan solusi masa depan untuk membenahi manajemen antaran tercapai.

7.       Khusus untuk implementasi proyek ini di MPC/DC Bandung telah saya diskusikan dengan tim pelaksana proyek dan hal hal terurai diatas telah diluruskan dan diselesaikan tinggal peran bapak bapak pimpinan mendorong staf staf baik di tingkat divisi regional maupun pusat agar keputusan dukungan segera diambil.

8.       Mudah mudahan 4 MPC/DC lain yang berada di luar Bandung lebih baik progressnya dari MPC/DC Bandung, kalau sama halnya maka tulisan ini dapat menjadi awal topik diskusi penyelesaiannya.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat, proyek berhasil dengan memuaskan dan dapat diterima dengan baik pada saat di lakukan audit proyek oleh konsultan audit dari UPU sebagai pendukung utama proyek ini

 Terima Kasih, Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Penyehatan Perusahaan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Pembenahan Operasi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Kantor Divisi Regional IV, PT. Pos Indonesia, di Jakarta 10000,

Kepala Kantor Divisi Regional V, PT. Pos Indonesia, di Bandung 40000

Kepala Kantor Divisi Regional VI, PT. Pos Indonesia, di Semarang 50000

Kepala Kantor Divisi Regional VII, PT. Pos Indonesia, di Surabaya 60000